KAMYON DEVRİLDİ
Almanya’dan ithalatını gerçekleştirdiğimiz bir parfüm serisi vardı. Bu prestijli markanın ürünlerini çok kolay satıyorduk, ne de olsa ithal bir üründü ve o yıllarda bu ürünlere çok talep vardı. Türkiye distribütörlüğünü yaptığımız şirketten, yaklaşık olarak iki ayda bir bize bir kamyon mal geliyordu.
Yılbaşında senelik satış tahminimizi veriyor, ardından bize yüklemeler yapılıyordu. Ürünlerin satış grafiklerine göre, yıl içinde siparişlerimizi revize etme şansımız vardı; yani siparişlerimizi üç ay öncesinden azaltmamız veya artırmamız mümkündü. Her şey, artık otomatik olmaya başlamıştı. Kamyonlar zamanı gelince Almanya’dan yola çıkıyor, biz de gerekli sigorta, gümrük ve ithalat işlemlerini başlatıyorduk. Gelen kamyon anında boşalıyor ve önceden aldığımız siparişleri bayilerimize sevk ediyorduk. Bu durum dört-beş yıl böyle devam etti.
Her sevkiyat öncesi, gümrük işlemlerini yapan şirketi arıyor ve ithalat için gerekli belgeleri gönderiyorduk. Uzun bir süre hiçbir sorun yaşamadık.
Zamanla işler rutine binince, ilk yıllarda gösterilen hassasiyet kayboluyor. İlk ithalatı gerçekleştireceğimiz günü hatırladığımda, malın ilk depoya gelişi patronundan, depocusuna kadar herkesi heyecanlandırmıştı. Ürünleri depo raflarına hep birlikte dizmiş ve sevkiyat için ilk ürünleri hazırlarken, ürünlerin altına ithalat bandrollerini hep birlikte yapıştırmıştık. Ama aradan yıllar geçince, depocularla birlikte gelen malın altına bandrol yapıştırmayı bırakın, malı görmüyorduk bile.
Zaten bu aşama da, problemlerin başladığı zaman oluyor. Gümrüğe verilmesi gereken numune, gümrük firmasına verilmediği için, malın gümrükten çekme işlemi, birkaç gün sarkabiliyordu. Mal geliyor, ama önceden bastırılması gereken bandrollerin siparişi verilmemiş olduğu için, depoda bandrol bulunmuyor ve minicik alt çıkartma etiket yüzünden, ürünleri müşterilere, gelişinden ancak birkaç gün sonra sevk edebiliyorduk.
Rutin şekilde Almanya’dan yola çıkan kamyonu beklemeye başlamıştık. Her zaman olduğu gibi, bayilerimizden siparişleri almış, depoda olan malı sevk etmiş, eksik olanları ise “Bakiye sipariş” olarak bekletiyorduk.
Ancak aradan günler geçmesine rağmen, kamyonun gelmediğini görünce, Almanya’ya bir faks çektik. Gelen cevap bizi çok şaşırttı, kamyon Romanya’da bir kaza yapmış ve ne yazık ki şoför hayatını kaybetmişti. Kamyon da devrilince içindeki mallar yola saçılmış. Ürünlerin bir kısmı zarar görürken, bir kısmı da yağmalanmıştı. Oldukça büyük bir zarar vardı. Bize son durumu daha sonra bildireceklerini yazmışlardı. Çok zor bir durumda kaldık. Bir taraftan, böyle üzücü bir kaza olduğu için sarsılmıştık, bir taraftan da siparişleri alınmış siparişleri karşılayamama durumu vardı. İlk işimiz, nakliye ve gümrükleme şirketini aramak oldu. Bizi daha büyük bir şok bekliyordu.
Nakliye şirketi her sevkiyat öncesi sigorta yapmak için bizden onay alıyordu. Fakat bu kez ortada bir sigorta yapma talebi ve haliyle onayı yoktu. Yani mallar tarafımıza sigortasız olarak sevk edilmişti. İthalat anlaşmamızda malların fabrika teslim olarak göründüğünden, tüm malın sorumluluğu bize aitti ve dolayısıyla kayıp tamamen bize ait olacaktı. Bunu öğrendiğim an, ne kadar büyük bir hata yaptığımızı fark ettim, her şeyi kontrol etmiş, fakat sigorta konusunu atlamıştık. Zaten sürekli olarak yapılıyor diye düşündüğümden, ayrıca kontrol etmemiştim.
Almanya’daki şirket ile hemen görüşerek, acilen bize yeniden ürün göndermelerini istedik, çünkü bayilerden alınmış siparişler vardı. Eğer malı –geç de olsa– bayilere göndermezsek, ciro ve satış kaybına uğrayacağımız gibi, pazar payı da kaybedecektik.
Bu kez başka bir sorunla karşı karşıya kaldık, Almanya’daki ihracat müdürü, bize hemen mal gönderemeyeceğini, çünkü üretimin buna göre planlanmadığını, depoda mevcut ürünlerin, Almanya içi siparişleri ve başka ülke ihracatları için ayrıldığını bildirdi. En erken sevkiyatı bize ancak bir ay sonra yapabileceklerini söyledi. Her taraftan darbe yemiştik. O birkaç gün, yaşadığımız kayıplar ve malın gelmemesi, bayilerin bekleyen siparişleri ve satış ekibinin toplantılardaki söylenmeleri, rüyalarıma giriyordu. Bu işin başındaki kişi olarak, tek sorumlu kendimi görüyor ve geceleri soğuk terlerle uyanıyordum.
Yaklaşık 1,5 ay sonra yeni kamyon geldi, malları hemen gümrükten çektik ve bayilere dağıttık, yine de bu kadar geç dağıtım yaptığımız için epey şikayetle karşı karşıya kaldık. Büyük siparişleri olan bayileri ziyaret ettim, durumu anlattım, neyse ki anlayışla karşıladılar ve çok büyük bir sorun çıkarmadılar. Yine de bir bayinin, malı tutundurduktan sonra “Yok satması” hiç iyi bir şey değildir. Bayinin her zaman aklında, bu tip sorunlar oluşacağı kalır. Nitekim de, bayiler bir süre sonra sipariş verirken, “Malınız depoda var, değil mi?” gibisinden sorularla karşı karşıya kaldık.
Yine de işin iyi tarafından bakacak olursak, satış ekibinin bayilerden sipariş alırken, bu kez “Abi, n’olur n’olmaz, sen siparişlerini biraz yüklü ver de, depoda malımız varken, sevk edelim, sonra mal gelmez filan, malsız kalma…” gibi yeni bir satış argümanı geliştirmişlerdi.
Bir kamyon malın zararını karşılamak zorunda kaldığımızı düşünüp, üzülüyorduk. Oluşan zararı çıkartmak için daha fazla mal satmak için gayret gösterirken, Almanya’daki şirketten gelen bir faks moralimizi daha da bozdu. Kaza yapan kamyon ve kalan mallar Almanya’ya geri gönderilmişti. Bozuk mallar ve satış desteği için gönderilen görsel malzemeler depoya geri alınmış. Şirket bu malların düzeltilmesinin mümkün olmayacağını ve bunların imha edilmesi gerektiğini bildiriyordu, imha etmek için de ayrıca bir ücret ödememiz gerekiyordu. Yani o sevkiyattan külliyen zarar etmiştik.
Yöneticiler işleri bir süre sonra alt kademelere havale ediyor, ama orada yapılan bir hatanın ya da eksikliğin bedelini tüm şirket ödüyor. Yöneticiler gerekli kontrolleri, evrak üzerinden değil, “Her şey tamam mı?” gibi sorular sorarak, alt kademe çalışanlarından bilgi alarak kontrol ediyorlar. Bu durum da, bazen önemli hataların oluşmasına neden oluyor, çünkü alt kademede çalışanlar, bazı işlemleri unutuyor veya hatalı yapıyorlar. Yöneticilerin, söze değil, mutlaka gerekli belgeleri bizzat önüne alarak veya şimdilerde olduğu gibi, ekrandan görerek kontrol etmeleri gerekmektedir.
24 Eylül 2019
